Por: Licda. Bridget Durán Marín.
Asesora Legal de Actualidad Tributaria.

¿Firma Digital, Llave Criptográfica o Sello Electrónico? Sabe usted ¿cuál debe utilizar y por qué?

Con la nueva modalidad de la emisión de los comprobantes electrónicos, más conocido entre la población como Factura Electrónica, impuesta la obligatoriedad de esta mediante La Ley de Lucha Contra el Fraude Fiscal, se establecen mecanismos de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad y autoría de los comprobantes electrónicos por el Miniterio de Hacienda mediante la resolución número DGT-48-2016; es esencial y obligatorio contar con un método de seguridad.

Debemos de saber que los mecanismos de seguridad permitidos por el Ministerio de Hacienda para firmar comprobantes electrónicos son únicamente: 1. Los certificados como la Firma Digital para personas físicas; y el Sello Electrónico del Banco Central de Costa Rica para las jurídicas. Y 2. Llave Criptográfica del Ministerio de Hacienda, para personas físicas y jurídicas.

Para utilizar la Llave Criptográfica, primero debe descargarse del Portal de la Administración Tributaria Virtual (ATV) y generar la respectiva contraseña, para posteriormente instalarse en la computadora o en el sistema de facturación electrónica de su proveedor. La emisión de este mecanismo es gratuita.

La Firma Digital, por su parte, debe gestionarse en el banco de su preferencia, quien le entregará el dispositivo USB, la tarjeta y su contraseña. Luego deberá instalarse en la computadora, un software para su lectura y utilización. Tiene un costo asociado para su emisión y normalmente la vigencia es de dos años. 
Finalmente, el Sello Electrónico es otorgado únicamente por el Banco Central de Costa Rica pero su emisión y costo, es similar al de la Firma Digital. Sin olvidar que su utilización es únicamente para personas jurídica.

Debemos tener presente que la Llave Criptográfica tiene validez únicamente para fines tributarios, a diferencia de la Firma Digital y Sello Electrónico que también es válida en instancias judiciales; según lo establece la Ley 8454: Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos.

El método principal que ofrece el Ministerio de Hacienda, y que es además, el de uso común para la emisión de los comprobantes electrónicos, tanto por los usuarios como por los proveedores de los sistemas; es el de la modalidad de la llave criptográfica. Aun cuando la resolución DGT-48-2016, permite usar cualquiera de los tres métodos, el sistema gratuito del Ministerio de Hacienda no está adecuado para el uso del Sello Electrónico, pero sí permite la utilización de la Firma Digital y por supuesto, para la Llave Criptográfica.

Por lo tanto, en caso de que el usuario opte por la emisión de facturas a través del sistema del Ministerio de Hacienda, es importante que tome en consideración que si es persona física, puede escoger entre la firma digital o llave criptográfica. Mientras que si es persona jurídica, sólo puede hacerlo mediante la última. Ambos métodos le proporcionan seguridad, autenticidad, integridad y autoría a los comprobantes electrónicos.

Es importante explicar el uso de los mecanismos de seguridad en el sistema del Ministerio de Hacienda, con la Firma Digital y la Llave Criptográfica. Con la segunda el procedimiento es engorroso, ya que después de hacer la factura, hay que accesar a la carpeta de Descargas, escoger el archivo de la Llave Criptográfica, ingresar el código de la misma, y finalmente, digitar el usuario y contraseña; de tal manera que los documentos que se emitan, queden debidamente firmados sin utilizar hardware adicionales. Por otro lado, con la Firma Digital, una vez instalado el software y conectado el dispositivo, únicamente debe realizar la factura y validarla con la clave de la misma, seguido del usuario y contraseña de los comprobantes electrónicos, y listo!. Esto con el sistema del Ministerio de Hacienda, en la página https://www.hacienda.go.cr/ATV/login.aspx, el cual permite elegir si es persona física. No obstante esa página presenta complejidad en los mecanismos de seguridad dependiendo si usted elige entre la Llave Criptográfica y la Firma Digital. Aunque el problema de la Firma Digital es que esta no se encuentra abierta a la masividad, ya que solo se pueden emitir por un periodo corto de tiempo, por el cual se hace imposible y se torna difícil la facturación con este mecanismo, ya que no es un proceso tan ágil como si lo es con la llave criptográfica.

Por otra parte, entre los proveedores privados por ejemplo el de www.facturatributaria.com viene a simplificar todos estos procesos, permitiéndole mantener la seguridad que le garantiza la integridad, autenticidad y autoría de la emisión de los documentos electrónicos. Requiriendo una primera y única instalación, sin repetir el procedimiento cada vez que necesite emitir una factura, nota de crédito o nota de débito, ya que éste queda guardado en el servidor.

Como he explicado hay 3 modalidades de mecanismos de seguridad para firmar electrónicamente los comprobantes tributarios, pero su funcionalidad agilidad, facilidad e implementación no es igual o similar en todas las plataformas de proveedores. Para facturar electrónicamente es importante entonces escoger el mecanismo de seguridad idóneo y el proveedor que a partir de ese mecanismo de seguridad escogido le sea más conveniente para su optimización.

Es tiempo de facturar electrónicamente, Facture bien, Facture seguro.