Fuente: El Financiero

Desde el 2017 el Ministerio de Hacienda promueve el uso de los comprobantes electrónicos, las pruebas iniciaron con grandes contribuyentes y dos años más tarde es una obligación para los contribuyentes que presten bienes y servicios dentro del territorio nacional.

Este un archivo que permite la transmisión de documentos entre diferentes plataformas para hacer validaciones e interpretaciones con aplicaciones y organizaciones. En términos técnicos se conoce como Lenguaje Extensible de Etiquetado o Extensible Markup Language (XML) por sus siglas en inglés.

De acuerdo con la legislación vigente se debe emitir en formato PDF para enviarlo por correo o imprimirlo, en caso de que el cliente desee un comprobante físico.

Se le conoce como factura digital porque se requiere de firma digital o llave criptográfica para poder accesar a las plataformas, según Germán Morales, socio director de Grant Thornton.

Actualmente existen seis tipos de comprobantes electrónicos y estos se otorgan de acuerdo a la actividad comercial o si es un consumidor final.

El incumplimiento de esta obligación está normado con los artículos 83, 85 y 86 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios.

1. La factura electrónica se utiliza para respaldar todos los ingresos de los contribuyentes por la venta de mercancías, servicios, comisiones o cualquier otro tipo de transacciones. Lo puede hacer una persona física o jurídica que esté inscrita en el Registro Nacional o en el Ministerio de Hacienda, y debe de llevar el nombre y el número de cédula de la persona a la que se le vende el bien o servicio.

2. El tiquete electrónico es el documento que se brinda en caso de que la persona –cliente final– no tenga que deducir gastos de su contabilidad, ya que no incluye el nombre ni el número de cédula. Este se usa, por ejemplo, si un turista compra un souvenir.

3. La factura electrónica de exportación es un tiquete que se utiliza cuando se venden bienes o servicios en el mercado internacional y no contempla el nombre ni el número de cédula del cliente. Es un mecanismo de control para que la Administración Tributaria pueda hacer cruce de informaciones de las empresas que venden en el exterior.

4. El comprobante de pago es particular y solo aplica para las transacciones que se realizan con los contribuyentes que están bajo el régimen simplificado, los cuales no están obligados a dar un comprobante digital –porque tributan en un sistema diferente– y brindan la tradicional factura de papel.

Si una empresa compra hojas para sus impresoras en un librería que está bajo ese régimen, después de obtener la factura de papel, la compañía que adquirió los artículos deberá de generar el comprobante de compra –cuyo único fin es reemplazar la factura que el régimen simplificado no hace– para poder liquidar el gasto ante Hacienda.

La factura electrónica de compra –como también es conocida– o comprobante de pago también se usa de manera parcial para la actividad agropecuaria. Si se realizan compras entre empresarios de ese sector se pueden generar facturas de papel, pero si una pyme agropecuaria le vende a un comerciante de otro sector sí debe emitir factura electrónica, según Germán Morales, socio director de Grant Thornton, quien considera que esta modalidad es compleja y debe cambiar.

5. La nota de crédito electrónica es un comprobante para modificar una o varias facturas hacia la baja. Este documento se utiliza para rebajar precios, otorgar descuentos, reducir una cantidad vendida y para la devolución de mercancías o servicios prestados.

6. La nota de débito electrónica es el comprobante para modificar una o varias facturas emitidas hacia el alza; permite aumentar precios, reducir descuentos, aumentar la cantidad vendida o incrementar los precios de mercancías o servicios prestados.

Los comprobantes electrónicos son el único sistema que el Ministerio de Hacienda acepta como respaldo de las ventas y compras que realizan los contribuyentes, con excepción de las pymes que se encuentran en régimen simplificado –como las del sector agropecuario–.

Es decir, si un contribuyente acepta facturas de papel –en caso de una empresa que no esté en régimen simplificado– el documento no cumple con los requisitos que solicita Hacienda para poder hacer un gasto deducible.

Si una empresa no emite facturas puede solicitar una prórroga a Hacienda, en caso de que se conceda no se le pueden imponer multas. En caso contrario se da un incumplimiento por el que se le puede cobrar dos salarios base, de acuerdo a Bryan Mora, gerente de impuestos y legal de Deloitte

Si el comercio, industria, o lugar donde se realiza la actividad comercial reincide en no otorgar el comprobante electrónico, la Administración Tributaria puede ordenar el cierre por un plazo de cinco días naturales, según lo establece el artículo 86 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios.

La otra sanción se da por no suministrar información a la Administración Tributaria –es decir, no enviar los archivos XML– esto puede conllevar una multa mínima de tres salarios base hasta un máximo de 100 salarios base –que ronda un monto cercano a los ¢46 millones–.